Externalisation des salaires au Japon

• Des services de paie rentables
• Maintenir la conformité réglementaire
• Renforcement de la sécurité des données salariales

Établir vos activités commerciales au Japon

Troisième économie mondiale après les États-Unis et la Chine, le Japon offre un vaste marché de consommateurs, ce qui représente d’importantes opportunités pour les entreprises de toutes tailles. Cependant, même avec les meilleures offres, maîtriser les processus de paie est essentiel pour réussir sur le marché japonais.

Si vous envisagez de constituer votre propre équipe de paie au Japon, sachez que bien que la gestion des salaires en interne présente des avantages, elle peut s’avérer à la fois chronophage et coûteuse. L’investissement initial important nécessaire pour mettre en place un tel système pourrait limiter vos ressources pour d’autres fonctions cruciales à l’expansion internationale de votre entreprise.

C’est pourquoi l’externalisation des salaires s’impose comme une solution idéale. Elle vous permet de garantir la conformité des salaires tout en vous donnant un accès direct et transparent au marché japonais.

L’externalisation des salaires : Un levier pour l’expansion des entreprises

Exercer une activité au Japon représente un véritable défi. Même les entreprises étrangères les plus expérimentées peuvent avoir du mal à naviguer parmi les réglementations et les pratiques commerciales locales. C’est pourquoi, peu importe votre expertise dans votre secteur ou dans la gestion des salaires à l’échelle mondiale, une assistance professionnelle peut faciliter grandement votre implantation sur le marché japonais.

En externalisant la gestion des salaires, vous confiez cette tâche à des experts qualifiés, ce qui réduit le risque d’erreurs de paie et assure la satisfaction et la productivité de votre personnel. En plus de garantir une rémunération correcte à vos employés, la plupart des sociétés d’externalisation de la paie au Japon prennent en charge les processus d’embauche, la conformité réglementaire et la déclaration d’impôts. Cela vous permet de gagner un temps précieux pour vous concentrer sur votre cœur de métier.

Développez votre activité avec notre solution d’externalisation des salaires.

Pour une entreprise étrangère, la barrière de la langue et les différences culturelles au Japon peuvent constituer des obstacles majeurs. Pour réussir votre entrée sur le marché japonais, il est essentiel de comprendre les spécificités du monde des affaires local.

Avec Edge comme fournisseur d'externalisation des salaires, cette partie de l'équation sera facile à maîtriser. Nous vous fournirons tous les outils nécessaires au succès de votre entreprise au Japon. Nous nous chargerons également de la gestion de la paie et des taxes applicables. Vous disposerez ainsi de plus de temps et de ressources pour améliorer votre offre et garantir la qualité de vos services.

Nos offres initiales de traitement des salaires

Dès votre arrivée, nous vous assistons dans l’enregistrement de votre entreprise auprès des systèmes japonais du travail et de l’assurance sociale. Une fois cette étape accomplie, nous recueillons les données de vos employés et les intégrons dans le même système. Ensuite, nous vous aidons à déterminer la meilleure manière de gérer les salaires et, en fonction de vos besoins, nous élaborons une stratégie visant à réduire les coûts et à améliorer l’efficacité. Nous pouvons également vous aider à ouvrir des comptes bancaires pour vos employés, afin que leurs salaires soient transférés facilement chaque mois.

Nos fonctions mensuelles de paie externalisée

Si vous optez pour une fréquence de paie mensuelle, nous effectuons pour vous les opérations suivantes chaque mois :

• Nous calculons les salaires bruts des employés, déduisons les impôts sur le revenu et les cotisations, puis déterminons les salaires nets.
• Nous rédigeons pour vous des rapports de paie, des déclarations pour vos employés et des fiches de paie destinées à l’administration fiscale.
• Nous transférons les salaires appropriés sur les comptes bancaires des employés.

Notre travail annuel d’externalisation de la paie

Chaque année, nous effectuons trois tâches importantes relatives au traitement des salaires pour votre entreprise. Si les employés ont droit à des primes, nous nous chargeons de la procédure pour vous. Nous nous occupons du traitement des salaires en fin d’année, incluant le dépôt de la déclaration fiscale annuelle, les ajustements fiscaux et les retenues à la source. Nous établissons le rapport annuel sur les salaires à des fins fiscales locales.

Nous facilitons la gestion des salaires

Chez Edge, nous avons conçu notre modèle d’externalisation de la paie pour qu’il corresponde aux objectifs et aux besoins de votre entreprise. Que vous souhaitiez que nous gérions la paie toutes les deux semaines, tous les mois ou à une autre fréquence, nous sommes prêts à le faire. En tant que prestataire de services de confiance, nous souhaitons vous aider à atteindre vos objectifs et à réussir sur le marché japonais.

En plus de vous assister dans vos opérations de paie au Japon, nous pouvons également vous aider à intégrer de nouveaux employés et à rédiger des contrats dans le cadre de nos services étendus de ressources humaines (services RH). Contactez-nous pour découvrir comment nous pouvons vous aider.

Traitement des salaires au Japon : Tout ce que vous devez savoir

Salaire minimum

Au Japon, le salaire minimum d’un employé varie en fonction de la préfecture (le Japon est divisé en 47 préfectures). Pour vous donner une idée, le salaire minimum est d’environ 985, 936 et 882 JPY dans les grandes villes comme Tokyo, Osaka et Kyoto, respectivement.

Au fur et à mesure qu’un employé accumule de l’expérience, il a la possibilité d’être promu et de recevoir un salaire plus élevé.

La plupart des entreprises travaillent avec des prestataires de services d’externalisation de la paie et gèrent leur paie mensuellement. Cela signifie que les sociétés d’externalisation de la paie terminent chaque fonction de paie avant l’avant-dernière semaine de chaque mois et transfèrent les salaires le 25. Néanmoins, les entreprises internationales ont souvent des périodes de paie variables, certaines faisant appel à des prestataires de services de paie externalisés pour effectuer les processus toutes les deux semaines.

Heures de travail et heures supplémentaires

Au Japon, le temps de travail imposé par le gouvernement est de 8 heures par jour, soit 40 heures par semaine. La plupart des entreprises fonctionnent avec une plage horaire fixe de 8 h 30 à 19 h, comprenant une heure de pause déjeuner. Cependant, les plages horaires ne sont pas fixées. Certaines petites entreprises peuvent choisir d’ouvrir à 9 heures et de travailler jusqu’à 19 h 30. Il existe également des entreprises qui ferment à 17 ou 18 heures.

Lorsqu’un employé travaille pendant une période beaucoup plus longue au cours d’une semaine, il a droit au paiement d’heures supplémentaires. Cette règle ne s’applique toutefois pas aux postes de direction, pour lesquels il est courant que les employés effectuent un certain nombre d’heures supplémentaires au Japon.

Si des heures supplémentaires occasionnelles ne posent généralement pas de problème, un employeur qui souhaite que son personnel effectue régulièrement des heures supplémentaires doit établir et signer un accord écrit, appelé « article 36 ». Celui-ci doit ensuite être soumis à l’Office japonais d’inspection des normes du travail.

Le nombre maximum d’heures supplémentaires qu’un salarié peut effectuer par jour est de 5 heures. Le salaire pour les heures supplémentaires est calculé comme suit :

• Les 60 premières heures supplémentaires : salaire mensuel + majoration de 25 %.
• Heures supplémentaires au-delà de 60 heures : Rémunérées selon les termes de l’accord.

Indemnités de départ et licenciementIndemnités de départ et licenciement

Le gouvernement japonais n’impose pas de règles strictes concernant les indemnités de licenciement. Les entreprises japonaises peuvent licencier un salarié après un an de service. En cas de licenciement sans faute de l’employé, une indemnité de départ correspondant généralement à environ deux mois de salaire est due. En fonction de l’ancienneté, elle peut même aller jusqu’à 12 mois.

Le licenciement peut également être initié par l’employeur ou l’employé. Cependant, des procédures spécifiques et une période de préavis sont à respecter, dont la durée varie en fonction de l’ancienneté et du motif du licenciement.

Impôts et retenues sur les salaires

Au Japon, le gouvernement prélève des impôts et des cotisations d’assurance sur le salaire de l’employé. Le montant retenu dépend souvent du contrat de travail et du statut de résident de l’employé.

Les cotisations de sécurité sociale sont réparties entre l’employeur et le salarié : l’employeur paye 16,24 % et le salarié 15,28 %.

Congés payés et jours fériés

Au Japon, les jours de congé payés sont accordés en fonction de l’ancienneté de l’employé dans l’entreprise :

• Après 6 mois : 10 jours de congés payés
• Après 1 an et 6 mois : 11 jours de congés payés
• Après 2 ans et 6 mois : 12 jours de congés payés
• Après 2 ans et 6 mois : 12 jours de congés payés
• Après 3 ans et 6 mois : 14 jours de congés payés
• Après 4 ans et 6 mois : 16 jours de congés payés
• Après 5 ans et 6 mois : 18 jours de congés payés
• Après 6 ans et 6 mois : 20 jours de congés payés

Les salariés peuvent cumuler leurs congés payés et les utiliser en totalité, sous réserve d’en informer la direction au préalable. Les congés annuels non utilisés expirent après deux ans.

Il y a également 16 jours fériés au Japon. Bien que les employeurs ne soient pas légalement tenus de rémunérer les jours fériés, de nombreuses entreprises continuent de le faire en tant qu’avantage supplémentaire. De plus, le gouvernement japonais n’impose pas de congés de maladie, mais les entreprises définissent souvent leur propre politique en matière de congés pour urgences médicales.

Congé parental

Au Japon, le congé parental inclut à la fois le congé maternel et le congé paternel. Les mères ont droit à 6 semaines de congé payé avant l’accouchement et à 8 semaines après, mais elles ne reçoivent que 60 % de leur salaire moyen.

Il n’existe pas de règles strictes concernant les congés paternels, mais une loi récente permet aux pères de prendre jusqu’à 4 semaines de congé payé dans les 8 semaines suivant la naissance.